Що підтверджує апостиль
Апостиль — стандартне засвідчення офіційного документа для використання між державами-учасницями Гаазької конвенції. Він підтверджує справжність підпису, статус підписанта та, за потреби, печатку або штамп.
Хто ставить апостиль в Україні
| Тип документа | Компетентний орган |
|---|---|
| Диплом, атестат, додаток, довідка закладу освіти | Міністерство освіти і науки України |
| Свідоцтво або витяг ДРАЦС, документ суду, архіву чи нотаріуса | Міністерство юстиції України |
| Витяг про притягнення до кримінальної відповідальності та судимість | Міністерство внутрішніх справ України |
| Документ Державної міграційної служби | Державна міграційна служба України |
| Документ податкової служби | Державна податкова служба України |
| Інші офіційні документи | Міністерство закордонних справ України — після перевірки компетенції |
Апостиль і переклад: порядок дій
- 01
Перевірте вимогу іспанської процедури
Уточніть потрібний вид документа, країну видачі, допустиму давність і можливі винятки.
- 02
Отримайте належний оригінал або витяг
Звірте ПІБ, дату народження, номер, підпис і печатку до оплати наступних етапів.
- 03
Зверніться до компетентного органу країни видачі
Український орган не апостилює документ Польщі, США чи іншої держави.
- 04
Перевірте апостиль
Переконайтеся, що дані документа й апостиля відповідають одне одному; електронний запис можна перевірити у відповідному реєстрі.
- 05
Перекладіть документ разом з апостилем
Переклад має охоплювати всі сторінки, печатки й текст апостиля, потрібні органу.
Про формат офіційного перекладу читайте в гайді про присяжний переклад в Іспанії.
Коли апостиль не ставлять
За офіційною інформацією МЗС України, апостиль не ставлять на документи закордонних дипломатичних установ України та на адміністративні документи, безпосередньо пов’язані з комерційними або митними операціями. Для них може діяти інший маршрут засвідчення або спеціальне правило прийняття.
Між державами ЄС Регламент (ЄС) 2016/1191 скасовує апостиль для визначених категорій публічних документів, але лише в межах своєї сфери. Він спрощує перевірку автентичності й не визначає юридичний ефект документа в Іспанії; багатомовна стандартна форма також не є універсальною заміною самого документа.
Свідоцтво, зміна імені чи диплом: яку версію готувати
До апостиля визначте не лише тему, а точний доказ. Повторне свідоцтво, витяг із реєстру, рішення суду про розлучення, документ про зміну імені, диплом і додаток підтверджують різні факти. Іспанський орган може потребувати не “довідку про сімейний стан загалом”, а конкретний ланцюг документів.
| Потрібно довести | Які документи перевірити до апостиля | Головний ризик |
|---|---|---|
| Народження або батьківство | Повторне свідоцтво чи належний витяг ДРАЦС | Старий/непридатний формат або різні транслітерації |
| Шлюб, розлучення, зміна прізвища | Свідоцтво, витяг, рішення суду або документ про зміну імені — залежно від факту | У пакеті немає документа, який з’єднує два написання імені |
| Освіта чи кваліфікація | Диплом, додаток та інколи довідка закладу | Апостиль одного аркуша не охоплює весь комплект, який просить процедура |
| Електронний документ | Формат, який компетентний орган може апостилювати або перевірити | Скриншот чи PDF помилково сприймають як придатний оригінал |
Як перевірити електронний апостиль
Українські апостилі, внесені до електронного реєстру, можна перевіряти онлайн. Використовуйте офіційний сервіс і дані з самого апостиля; не покладайтеся лише на скриншот або пересланий файл.
Типові помилки з апостилем
- перекласти документ до апостиля й залишити сам апостиль без перекладу;
- подати не той тип витягу або документ із помилкою в ПІБ;
- звернутися не до органу, компетентного за типом документа;
- намагатися поставити український апостиль на іноземний документ;
- вважати апостиль заміною присяжного перекладу;
- не перевірити практичний строк використання документа перед замовленням;
- підготувати лише одну сторінку багатосторінкового документа.
Для витягу МВС дивіться окрему інструкцію: довідка про несудимість для Іспанії.
Питання читачів
Часті запитання
Чи потрібен апостиль на українські документи для Іспанії?+
Для багатьох офіційних українських документів апостиль потрібен, якщо конкретна процедура або міжнародне правило не передбачає винятку. Перевіряйте вимогу приймаючого органу.
Де поставити апостиль на свідоцтво про народження або шлюб?+
Апостиль на свідоцтва й витяги органів державної реєстрації актів цивільного стану належить до компетенції Міністерства юстиції України.
Хто ставить апостиль на диплом?+
Українські офіційні документи про освіту апостилює Міністерство освіти і науки України через визначену процедуру.
Хто апостилює довідку про несудимість?+
Витяг МВС про притягнення до кримінальної відповідальності та наявність судимості апостилює Міністерство внутрішніх справ України.
Що робити спочатку: апостиль чи переклад?+
Зазвичай спочатку отримують документ і апостиль, а потім перекладають іспанською весь комплект разом із текстом апостиля. Далі перевірте коли потрібен присяжний переклад.
Чи можна поставити апостиль в Іспанії на український документ?+
Апостиль ставить компетентний орган країни видачі документа. Для українського документа це відповідний орган України, навіть якщо власник перебуває в Іспанії.
Чи потрібен апостиль на документ, виданий у країні ЄС?+
Не завжди. Регламент ЄС скасовує апостиль лише для визначених публічних документів і ситуацій. Перевірте вид документа, заявника та іспанську процедуру; звільнення від апостиля не вирішує питання юридичного ефекту або перекладу.
Чи можна апостилювати електронний документ або PDF?+
Лише якщо компетентний орган країни видачі передбачає такий формат і його можна офіційно перевірити. Звичайний скриншот, скан або пересланий PDF не стає оригіналом лише через наявність QR-коду.